অতি চমু প্ৰশ্ন-উত্তৰ :
প্ৰশ্ন ১: ব্যৱস্থাপনা (Management) ৰ সৰল সংজ্ঞা কি?
উত্তৰ: প্ৰতিষ্ঠান এটাৰ লক্ষ্য নিৰ্ধাৰিত সময়ত আৰু দক্ষতাৰে লাভ কৰিবলৈ মানুহ আৰু অন্যান্য সমলসমূহ ব্যৱহাৰ কৰি কাম সংগ্ৰহ আৰু সম্পাদন কৰোৱা কাৰ্যকে ব্যৱস্থাপনা বোলে।
প্ৰশ্ন ২: আধুনিক ব্যৱস্থাপনাৰ পিতৃ (Father of Modern Management) বুলি কাক জনা যায়?
উত্তৰ: হেনৰী ফেয়ল (Henri Fayol)।
প্ৰশ্ন ৩: বৈজ্ঞানিক ব্যৱস্থাপনাৰ (Scientific Management) প্ৰৱৰ্তক কোন?
উত্তৰ: এফ. ডব্লিউ. টেইলৰ (F. W. Taylor)।
প্ৰশ্ন ৪: ব্যৱস্থাপনাৰ প্ৰথম আৰু প্ৰধান কাৰ্য কি?
উত্তৰ: পৰিকল্পনা (Planning)।
প্ৰশ্ন ৫: 'আদেশৰ ঐক্য' (Unity of Command) নীতিৰ মূল কথা কি?
উত্তৰ: এজন কৰ্মচাৰীয়ে কেৱল এজন মাত্ৰ উৰ্ধতন বিষয়াৰ পৰাহে নিৰ্দেশ লাভ কৰিব লাগে।
প্ৰশ্ন ৬: উৎপাদন ব্যৱস্থাপনাৰ (Production Management) মূল উদ্দেশ্য কি?
উত্তৰ: কম খৰচত আৰু সঠিক সময়ত গুণগত মানসম্পন্ন সামগ্ৰী নিৰ্মাণ কৰা।
প্ৰশ্ন ৭: বিত্তীয় ব্যৱস্থাপনাৰ (Financial Management) প্ৰধান লক্ষ্য কি?
উত্তৰ: শ্বেয়াৰহোল্ডাৰসকলৰ সম্পদ বা মূল্য সৰ্বাধিক কৰা (Wealth Maximization)।
প্ৰশ্ন ৮: মানৱ সম্পদ ব্যৱস্থাপনাৰ (HRM) এটা মুখ্য কাৰ্য উল্লেখ কৰা।
উত্তৰ: প্ৰতিষ্ঠানৰ বাবে যোগ্য কৰ্মী নিযুক্তি আৰু তেওঁলোকৰ প্ৰশিক্ষণৰ ব্যৱস্থা কৰা।
প্ৰশ্ন ৯: বজাৰজাতকৰণ মিশ্ৰণৰ (Marketing Mix) '4 Ps' কি কি?
উত্তৰ: Product (পণ্য), Price (মূল্য), Place (স্থান/বিতৰণ), আৰু Promotion (প্ৰচাৰ)।
প্ৰশ্ন ১০: সংগঠন (Organizing) প্ৰক্ৰিয়াৰ মূল ফলাফল কি?
উত্তৰ: প্ৰতিষ্ঠানখনত দায়িত্ব, অধিকাৰ আৰু সম্পৰ্কৰ এক স্পষ্ট গাঁথনি (Organizational Structure) গঢ়ি তোলা।
প্ৰশ্ন ১১: কৰ্মী নিযুক্তি (Staffing) ৰ পৰিসৰত কি অন্তৰ্ভুক্ত হয়?
উত্তৰ: প্ৰতিষ্ঠানত প্ৰয়োজনীয় সঠিক পদত সঠিক ব্যক্তিক নিযুক্তি দিয়া।
প্ৰশ্ন ১২: নিৰ্দেশনা (Directing) ৰ এটা মূল উপাদান কি?
উত্তৰ: নেতৃত্ব (Leadership) বা প্ৰেৰণা (Motivation)।
প্ৰশ্ন ১৩: সমন্বয় সাধানক (Coordinating) ব্যৱস্থাপনাৰ কি বুলি কোৱা হয়?
উত্তৰ: ব্যৱস্থাপনাৰ সাৰমৰ্ম (Essence of Management)।
প্ৰশ্ন ১৪: নিয়ন্ত্ৰণ (Controlling) প্ৰক্ৰিয়াৰ প্ৰথম পদক্ষেপটো কি?
উত্তৰ: কাৰ্য সম্পাদনৰ মানদণ্ড বা লক্ষ্য নিৰ্ধাৰণ কৰা (Setting performance standards)।
প্ৰশ্ন ১৫: নিয়ন্ত্ৰণ কাৰ্যই কিহৰ মূল্যায়ন কৰে?
উত্তৰ: প্ৰকৃত কাৰ্য সম্পাদন (Actual performance) আৰু পূৰ্বনিৰ্ধাৰিত মানদণ্ডৰ (Standard performance) মাজৰ পাৰ্থক্য বা ব্যৱধান।
২. চমু প্ৰশ্ন-উত্তৰ :
প্ৰশ্ন ১: ব্যৱস্থাপনা 'বিজ্ঞান' নে 'কলা'? সংক্ষেপে বুজাই লিখা।
উত্তৰ: ব্যৱস্থাপনা কলা আৰু বিজ্ঞান দুয়োটাৰে এক সুন্দৰ সংমিশ্ৰণ। ই বিজ্ঞান কাৰণ ইয়াৰ নিজস্ব কিছুমান বিশেষ নিয়ম আৰু সিদ্ধান্ত আছে; আনহাতে ই এক কলা কাৰণ ব্যৱহাৰিক ক্ষেত্ৰত এই নিয়মসমূহ সফলভাৱে প্ৰয়োগ কৰিবলৈ এজন ব্যৱস্থাপকৰ ব্যৱহাৰিক দক্ষতা, অভিজ্ঞতা আৰু ব্যক্তিগত কৌশলৰ প্ৰয়োজন হয়।
প্ৰশ্ন ২: 'কাৰ্য বিভাজন' (Division of Work) নীতিটোৱে কাৰ্যদক্ষতা কেনেকৈ বৃদ্ধি কৰে?
উত্তৰ: এই নীতি অনুসৰি সমগ্ৰ কামটোক সৰু সৰু অংশত ভগাই কৰ্মচাৰীসকলৰ অৰ্হতা আৰু দক্ষতা অনুসৰি অপৰ্পণ কৰা হয়। একেটা কাম বাৰম্বাৰ কৰাৰ ফলত কৰ্মচাৰীজনে বিশেষীকৰণ (Specialization) লাভ কৰে, যাৰ ফলত কামৰ গতি বাঢ়ে আৰু ভুল-ভ্ৰান্তি কম হয়।
প্ৰশ্ন ৩: উৎপাদন ব্যৱস্থাপনা (Production Management) ৰ গুৰুত্ব কি?
উত্তৰ: উৎপাদন ব্যৱস্থাপনাই কেঁচামাল, শ্ৰমিক আৰু যন্ত্ৰপাতিৰ সঠিক ব্যৱহাৰ সুনিশ্চিত কৰি সামগ্ৰী উৎপাদন প্ৰক্ৰিয়া নিয়ন্ত্ৰণ কৰে। ই সামগ্ৰীৰ খৰচ হ্ৰাস কৰে, গুণগত মান বজাই ৰাখে আৰু গ্ৰাহকক সঠিক সময়ত সামগ্ৰী যোগান ধৰি বজাৰত সুখ্যাতি প্ৰতিষ্ঠা কৰে।
প্ৰশ্ন ৪: বিত্তীয় ব্যৱস্থাপনাৰ (Financial Management) তিনিটা মূল সিদ্ধান্ত কি কি?
উত্তৰ: বিত্তীয় ব্যৱস্থাপনাই মূলতঃ তিনিটা সিদ্ধান্ত গ্ৰহণ কৰে—
(১) বিনিয়োগ সিদ্ধান্ত (Investment Decision),
(২) বিত্তযোগান সিদ্ধান্ত (Financing Decision বা ক'ৰ পৰা পুঁজি সংগ্ৰহ কৰা হ'ব), আৰু
(৩) লভ্যাংশ সিদ্ধান্ত (Dividend Decision বা লাভৰ কিমান অংশ শ্বেয়াৰহোল্ডাৰক দিয়া হ'ব)।
প্ৰশ্ন ৫: মানৱ সম্পদ ব্যৱস্থাপনা (HRM) ৰ মুখ্য কাৰ্যাৱলী কি কি?
উত্তৰ: HRM ৰ প্ৰধান কাৰ্যসমূহ হ'ল— মানৱ সম্পদৰ পৰিকল্পনা, কৰ্মী সংগ্ৰহ আৰু নিৰ্বাচন, উপযুক্ত প্ৰশিক্ষণ আৰু বিকাশ, কাৰ্য সম্পাদনৰ মূল্যায়ন (Performance Appraisal), আৰু কৰ্মচাৰীসকলক যথোপযুক্ত পাৰিশ্ৰমিক তথা অনু প্ৰেৰণা প্ৰদান কৰা।
প্ৰশ্ন ৬: বজাৰজাতকৰণ ব্যৱস্থাপনা (Marketing Management) ৰ মূল লক্ষ্য কি?
উত্তৰ: বজাৰজাতকৰণ ব্যৱস্থাপনাৰ মূল লক্ষ্য হ'ল গ্ৰাহকৰ প্ৰয়োজন আৰু পছন্দ অধ্যয়ন কৰি সামগ্ৰী তৈয়াৰ কৰা, ইয়াৰ প্ৰচাৰ আৰু বিতৰণ প্ৰক্ৰিয়া চলোৱা আৰু গ্ৰাহকক পূৰ্ণ সন্তুষ্টি প্ৰদান কৰি প্ৰতিষ্ঠানটোৰ দীৰ্ঘমেয়াাদী লাভ অৰ্জন কৰা।
প্ৰশ্ন ৭: পৰিকল্পনাক (Planning) 'ভৱিষ্যমুখী কাৰ্য' বুলি কিয় কোৱা হয়?
উত্তৰ: পৰিকল্পনাই বৰ্তমানত থিয় হৈ ভৱিষ্যতে কি কৰা হ’ব, কোনে কৰিব আৰু কেনেকৈ কৰিব তাৰ এখন কাল্পনিক ছবি আৰু পথপঞ্জী অংকন কৰে। ই ভৱিষ্যতৰ অনিশ্চয়তা আৰু ৰিস্ক কমাবৰে বাবে পূৰ্বানুমানৰ ওপৰত ভিত্তি কৰি প্ৰস্তুত কৰা হয়।
প্ৰশ্ন ৮: সংগঠন (Organizing) কাৰ্যৰ দুটা প্ৰধান সুবিধা লিখা।
উত্তৰ:
১. ই প্ৰতিষ্ঠানৰ কৰ্মচাৰীসকলৰ মাজত কাম আৰু দায়িত্ব স্পষ্ট কৰি তোলে, যাৰ ফলত কামৰ পুনৰাবৃত্তি বা অপচয় বন্ধ হয়।
২. ই অধিকাৰ আৰু দায়িত্বৰ অনুক্ৰম স্থাপন কৰি প্ৰশাসনিক নিয়ন্ত্ৰণ সুগম কৰি তোলে।
প্ৰশ্ন ৯: কৰ্মী নিযুক্তি (Staffing) প্ৰক্ৰিয়া ব্যৱসায়ৰ বাবে কিয় গুৰুত্বপূৰ্ণ?
উত্তৰ: 'উপযুক্ত কামত উপযুক্ত ব্যক্তি' (Right person for the right job) স্থাপন কৰাই কৰ্মী নিযুক্তিৰ মূল উদ্দেশ্য। প্ৰতিষ্ঠান এটাৰ সফলতা ইয়াৰ মানৱ সম্পদৰ ওপৰত নিৰ্ভৰ কৰে। সঠিক নিযুক্তি অবিহনে অন্যান্য সমলসমূহ (যেনে— টকা বা যন্ত্ৰ) সঠিকভাৱে ব্যৱহাৰ হ'ব নোৱাৰে।
প্ৰশ্ন ১০: নিৰ্দেশনা (Directing) কাৰ্যত কি কি উপাদান সামৰি লোৱা হয়?
উত্তৰ: নিৰ্দেশনাত মূলতঃ চাৰিটা উপাদান অন্তৰ্ভুক্ত থাকে— (১) তত্ত্বাৱধান (Supervision), (২) প্ৰেৰণা (Motivation), (৩) নেতৃত্ব (Leadership), আৰু (৪) যোগাযোগ (Communication)। এই উপাদানে কৰ্মচাৰীক কাম কৰিবলৈ প্ৰেৰণা দিয়ে।
প্ৰশ্ন ১১: সমন্বয় সাধানক (Coordinating) 'ব্যৱস্থাপনাৰ সাৰমৰ্ম' বুলি কিয় কোৱা হয়?
উত্তৰ: সমন্বয় সাধনে প্ৰতিষ্ঠানটোৰ বিভিন্ন বিভাগ (যেনে— উৎপাদন, বিক্ৰী, বিত্ত) আৰু ব্যক্তিৰ কাৰ্যকলাপৰ মাজত একতা আৰু ভাৰসাম্য ৰক্ষা কৰে। ই ব্যৱস্থাপনাৰ প্ৰতিটো কাৰ্যত (পৰিকল্পনাৰ পৰা নিয়ন্ত্ৰণলৈ) ওতপ্ৰোতভাৱে জড়িত হৈ থাকে।
প্ৰশ্ন ১২: নিয়ন্ত্ৰণ কাৰ্য আৰু পৰিকল্পনাৰ মাজত সম্পৰ্ক কি?
উত্তৰ: পৰিকল্পনা আৰু নিয়ন্ত্ৰণ এটা মুদ্ৰাৰ ইপিঠি-সিপিঠি। পৰিকল্পনাই লক্ষ্য বা মানদণ্ড নিৰ্ধাৰণ কৰে আৰু নিয়ন্ত্ৰণে প্ৰকৃত কাম সেই মানদণ্ড অনুসৰি হৈছে নে নাই তাক পৰীক্ষা কৰে। পৰিকল্পনা নহ’লে নিয়ন্ত্ৰণ অসম্ভৱ আৰু নিয়ন্ত্ৰণ নহ’লে পৰিকল্পনা নিৰৰ্থক।
প্ৰশ্ন ১৩: 'অধিকাৰ অৰ্পণ' (Delegation of Authority) মানে কি?
উত্তৰ: উৰ্ধতন বিষয়াই নিজৰ কামৰ কিছু অংশ সহকৰ্মী বা নিম্নতম কৰ্মচাৰীক অৰ্পণ কৰা আৰু সেই কাম সম্পাদন কৰিবলৈ প্ৰয়োজনীয় অধিকাৰ প্ৰদান কৰা প্ৰক্ৰিয়াকে অধিকাৰ অৰ্পণ বোলে।
প্ৰশ্ন ১৪: 'কেন্দ্ৰীকৰণ' (Centralization) আৰু 'বিকেন্দ্ৰীকৰণ' (Decentralization) ৰ পাৰ্থক্য কি?
উত্তৰ: সিদ্ধান্ত গ্ৰহণৰ সৰ্বোচ্চ অধিকাৰ কেৱল উৰ্ধতন ব্যৱস্থাপকৰ হাতত আৱদ্ধ থকা অৱস্থাক কেন্দ্ৰীকৰণ বোলে। আনহাতে, সিদ্ধান্ত গ্ৰহণৰ অধিকাৰ প্ৰতিষ্ঠানৰ সকলো পৰ্যায়ৰ কৰ্মচাৰীৰ মাজত ভগোৱা অৱস্থাক বিকেন্দ্ৰীকৰণ বোলে।
প্ৰশ্ন ১৫: আনুষ্ঠানিক সংগঠন (Formal Organization) আৰু অনানুষ্ঠানিক সংগঠনৰ (Informal Organization) পাৰ্থক্য কি?
উত্তৰ: আনুষ্ঠানিক সংগঠন প্ৰতিষ্ঠানৰ নিয়মাৱলী আৰু উৰ্ধতন ব্যৱস্থাপনাৰ দ্বাৰা স্পষ্টভাৱে তৈয়াৰ কৰা হয়। আনহাতে, অনানুষ্ঠানিক সংগঠন কৰ্মচাৰীসকলৰ মাজৰ ব্যক্তিগত সম্পৰ্ক, সামাজিক যোগাযোগ আৰু বন্ধুত্বৰ ফলত স্বতঃস্ফূৰ্তভাৱে গঢ়ি উঠে।
৩. দীঘল প্ৰশ্ন-উত্তৰ :
প্ৰশ্ন ১: হেনৰী ফেয়লৰ (Henri Fayol) ব্যৱস্থাপনাৰ ১৪ টা নীতিৰ ভিতৰত যিকোনো ৫ টা প্ৰধান নীতি বহলাই আলোচনা কৰা।
উত্তৰ: আধুনিক ব্যৱস্থাপনাৰ পিতৃ হেনৰী ফেয়লে প্ৰতিষ্ঠান সুচাৰুৰূপে চলাবলৈ ১৪ টা সাৰ্বজনীন নীতি আগবঢ়াইছিল। ইয়াৰে ৫ টা প্ৰধান নীতি তলত আলোচনা কৰা হ'ল:
১. কাৰ্য বিভাজন (Division of Work): সমগ্ৰ কামটোক সৰু সৰু বিশেষ অংশত ভগাই কৰ্মচাৰীৰ অৰ্হতা অনুসৰি অপৰ্পণ কৰিব লাগে। ই কৰ্মচাৰীৰ বিশেষীকৰণ (Specialization) ঘটাই কাৰ্যদক্ষতা বৃদ্ধি কৰে।
২. আদেশৰ ঐক্য (Unity of Command): এই নীতি অনুসৰি প্ৰত্যেক কৰ্মচাৰীয়ে কেৱল এজন উৰ্ধতন কৰ্তৃপক্ষৰ (Boss) পৰাহে আদেশ পাব লাগে আৰু তেওঁৰ ওচৰতে জবাবদিহি হ'ব লাগে। এজনতকৈ অধিক উৰ্ধতন বিষয়া থাকিলে বিশৃঙ্খলা আৰু খেলিমেলিৰ সৃষ্টি হয়।
৩. নিৰ্দেশনাৰ ঐক্য (Unity of Direction): একে উদ্দেশ্য থকা গোট বা বিভাগসমূহৰ কাৰ্যসূচী এখন পৰিকল্পনা আৰু এজন নেতাৰ অধীনত পৰিচালিত হ'ব লাগে ("One head, one plan")। ই প্ৰতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্যত একতা আনে।
৪. ব্যক্তিগত স্বাৰ্থতকৈ সাধাৰণ স্বাৰ্থৰ অগ্ৰাধিকাৰ (Subordination of Individual Interest to General Interest): প্ৰতিষ্ঠানত কৰ্মচাৰীৰ ব্যক্তিগত স্বাৰ্থতকৈ সমগ্ৰ প্ৰতিষ্ঠানটোৰ সমূহীয়া স্বাৰ্থ বা লক্ষ্যক প্ৰধান গুৰুত্ব দিব লাগে।
৫. সমতা বা ন্যায়পৰায়ণতা (Equity): ব্যৱস্থাপকসকলে প্ৰতিজন কৰ্মচাৰীৰ প্ৰতি ন্যায়পৰায়ণ, দয়ালু আৰু সমভাৱাপন্ন ব্যৱহাৰ কৰিব লাগে। কোনো কৰ্মচাৰীৰ প্ৰতি ধৰ্ম, লিংগ বা জাতিগত বৈষম্য কৰিব নালাগে।
প্ৰশ্ন ২: ব্যৱস্থাপনাৰ মূল কাৰ্যাৱলীসমূহ চমুকৈ বৰ্ণনা কৰা।
উত্তৰ: ব্যৱস্থাপনাই প্ৰতিষ্ঠান এটাৰ লক্ষ্য পূৰণৰ বাবে বিভিন্ন কাৰ্যক্ষেত্ৰত পৰিচালনা কৰে। ইয়াৰ চাৰিটা মূল কাৰ্যাৱলী তলত বৰ্ণনা কৰা হ'ল:
১. উৎপাদন ব্যৱস্থাপনা (Production Management): ই কেঁচামাল, শ্ৰম আৰু প্ৰযুক্তি সংমিশ্ৰণ কৰি গুণগত সামগ্ৰী নিৰ্মাণ কৰাত গুৰুত্ব দিয়ে। ইয়াৰ ভিতৰত উৎপাদন পৰিকল্পনা, নকশা প্ৰস্তুতকৰণ, কাৰখানাৰ বিন্যাস আৰু গুণগত মান নিয়ন্ত্ৰণ (Quality Control) অন্তৰ্ভুক্ত।
২. বিত্তীয় ব্যৱস্থাপনা (Financial Management): প্ৰতিষ্ঠানৰ বাবে প্ৰয়োজনীয় পুঁজি সঠিক উৎসৰ পৰা সংগ্ৰহ কৰা আৰু সেই পুঁজিৰ সঠিক বিনিয়োগ সুনিশ্চিত কৰাই ইয়াৰ মূল উদ্দেশ্য। ই ব্যৱসায়ৰ লাভজনকতা আৰু বিত্তীয় স্থায়িত্ব ৰক্ষা কৰে।
৩. মানৱ সম্পদ ব্যৱস্থাপনা (Human Resource Management - HRM): প্ৰতিষ্ঠানটোৰ বাবে কাৰ্যক্ষম মানৱ সম্পদ আহৰণ, নিযুক্তি, প্ৰশিক্ষণ আৰু তেওঁলোকক ধৰি ৰখাৰ কাম HRM এ কৰে। কৰ্মচাৰীৰ কল্যাণ আৰু শান্তিপূৰ্ণ শ্ৰম সম্পৰ্ক স্থাপনত ই মুখ্য ভূমিকা লয়।
৪. বজাৰজাতকৰণ ব্যৱস্থাপনা (Marketing Management): ই গ্ৰাহকৰ চাহিদা চিনাক্ত কৰি সামগ্ৰী নিৰ্মাণ কৰা, মূল্য নিৰ্ধাৰণ কৰা, প্ৰচাৰ চলোৱা আৰু গ্ৰাহকলৈ বিতৰণ কৰা কাৰ্য চলায়। ইয়াৰ মূল লক্ষ্য গ্ৰাহক সন্তুষ্টিৰ জৰিয়তে বিক্ৰী আৰু লাভ বৃদ্ধি কৰা।
প্ৰশ্ন ৩: ব্যৱস্থাপনা প্ৰক্ৰিয়াৰ প্ৰধান পৰ্যায়সমূহ ক্ৰমান্বয়ে বৰ্ণনা কৰা।
উত্তৰ: ব্যৱস্থাপনা এক নিৰৱচ্ছিন্ন প্ৰক্ৰিয়া, যি কেইবাটাও পৰস্পৰ সম্পৰ্কিত পদক্ষেপৰ জৰিয়তে সম্পূৰ্ণ হয়:
১. পৰিকল্পনা (Planning): ই ব্যৱস্থাপনা প্ৰক্ৰিয়াৰ প্ৰথম স্তৰ। ইয়াত প্ৰতিষ্ঠানৰ লক্ষ্য নিৰ্ধাৰণ কৰা হয় আৰু সেই লক্ষ্যত উপনীত হ'বলৈ কি কৰিব লাগিব তাৰ সিদ্ধান্ত বৰ্তমানতে গ্ৰহণ কৰা হয়।
২. সংগঠন (Organizing): পৰিকল্পনা কাৰ্যকৰী কৰিবলৈ প্ৰয়োজনীয় দায়িত্ব, অধিকাৰ, সম্পদ আৰু কৰ্মচাৰীসকলৰ মাজত সম্পৰ্ক গঢ়ি তোলা কাৰ্যই হ'ল সংগঠন।
৩. কৰ্মী নিযুক্তি (Staffing): সংগঠনৰ গাঁথনি অনুসৰি প্ৰতিটো পদত সঠিক অৰ্হতা আৰু দক্ষতা থকা উপযুক্ত ব্যক্তিক সংগ্ৰহ, নিৰ্বাচন আৰু নিযুক্তি প্ৰদান কৰা হয়।
৪. নিৰ্দেশনা (Directing): কৰ্মচাৰীসকলক কামত উৎসাহিত কৰিবলৈ, নেতৃত্ব দিবলৈ, সঠিক তথ্য যোগাযোগ কৰিবলৈ আৰু প্ৰেৰণা যোগাবলৈ নিৰ্দেশনা কাৰ্যৰ প্ৰয়োজন হয়।
৫. নিয়ন্ত্ৰণ (Controlling): ই শেষ পৰ্যায়, য'ত প্ৰকৃত কাৰ্য সম্পাদন পৰিকল্পিত মানদণ্ডৰ সৈতে তুলনা কৰা হয়। যদি কোনো ভুল বা পাৰ্থক্য দেখা যায়, তেন্তে শুধৰণি মূলক ব্যৱস্থা গ্ৰহণ কৰা হয়।
প্ৰশ্ন ৪: 'সমন্বয় সাধানক ব্যৱস্থাপনাৰ সাৰমৰ্ম বুলি কোৱা হয়' — ব্যাখ্যা কৰা।
উত্তৰ: সমন্বয় সাধন কোনো পৃথিৱী বা সুকীয়া ব্যৱস্থাপনা কাৰ্য নহয়, বৰঞ্চ ই ব্যৱস্থাপনাৰ প্ৰতিটো পৰ্যায়তে বিদ্যমান এক অন্তৰ্নিহিত উপাদান। সেয়েহে ইয়াক ব্যৱস্থাপনাৰ 'সাৰমৰ্ম' (Essence) বুলি কোৱা হয়।
কাৰণসমূহ:
১. পৰিকল্পনা পৰ্যায়ত: প্ৰতিষ্ঠানৰ সামগ্ৰিক লক্ষ্যৰ সৈতে বিভিন্ন বিভাগৰ (যেনে— বিক্ৰী আৰু উৎপাদন) পৰিকল্পনাৰ সামঞ্জস্য ৰাখিবলৈ সমন্বয়ৰ প্ৰয়োজন।
২. সংগঠন পৰ্যায়ত: কৰ্মচাৰীৰ দায়িত্ব আৰু অধিকাৰৰ মাজত সমতা আনিবলৈ সমন্বয় অপৰিহাৰ্য।
৩. কৰ্মী নিযুক্তি পৰ্যায়ত: প্ৰতিষ্ঠানৰ পদৰ প্ৰয়োজন আৰু ব্যক্তিৰ দক্ষতাৰ মাজত মেল খাবলৈ সমন্বয়ৰ প্ৰয়োগ হয়।
৪. নিৰ্দেশনা পৰ্যায়ত: নিৰ্দেশনা দিয়াৰ সময়ত নেতা, তত্ত্বাৱধানক আৰু কৰ্মচাৰীৰ উদ্দেশ্য একত্ৰিত কৰাত সমন্বয় অপৰিহাৰ্য।
৫. নিয়ন্ত্ৰণ পৰ্যায়ত: মানদণ্ড আৰু প্ৰকৃত ফলৰ মাজত তুলনা কৰোঁতে সমন্বয়ৰ গুৰুত্ব প্ৰকাশ পায়।
সামগ্ৰিকভাৱে, সমন্বয় নাথাকিলে বৈচিত্ৰ্যপূৰ্ণ কৰ্মচাৰী আৰু বিভাগসমূহৰ মাজত বিভ্ৰান্তি আৰু সংঘাতৰ সৃষ্টি হ’ব, যাৰ ফলত প্ৰতিষ্ঠানীয় লক্ষ্য অৰ্জন অসম্ভৱ হৈ পৰিব।
প্ৰশ্ন ৫: পৰিকল্পনা (Planning) আৰু নিয়ন্ত্ৰণৰ (Controlling) মাজত থকা সম্পৰ্ক আৰু পাৰ্থক্য বহলাই আলোচনা কৰা।
উত্তৰ: ব্যৱস্থাপনা প্ৰক্ৰিয়াত পৰিকল্পনা আৰু নিয়ন্ত্ৰণ অতি গভীৰভাৱে পৰস্পৰৰ ওপৰত নিৰ্ভৰশীল।
পৰস্পৰৰ মাজত সম্পৰ্ক:
১. পৰিকল্পনা অবিহনে নিয়ন্ত্ৰণ অন্ধ: নিয়ন্ত্ৰণে প্ৰকৃত কাৰ্য সম্পাদনক এক নিৰ্ধাৰিত মানদণ্ডৰ সৈতে তুলনা কৰে। এই মানদণ্ডসমূহ পৰিকল্পনাৰ জৰিয়তেহে প্ৰস্তুত কৰা হয়। গতিকে মানদণ্ড নাথাকিলে নিয়ন্ত্ৰণ কৰা অসম্ভৱ।
২. নিয়ন্ত্ৰণ অবিহনে পৰিকল্পনা অৰ্থহীন: পৰিকল্পনাই কেৱল কাগজত লক্ষ্য সংহতি কৰে। যদি নিয়ন্ত্ৰণৰ জৰিয়তে কামটো সেই অনুসৰি হৈছে নে নাই চোৱা নহয়, তেন্তে পৰিকল্পনা কেতিয়াও বাস্তৱায়িত নহয়।
৩. পৰিকল্পনা ভৱিষ্যমুখী আৰু নিয়ন্ত্ৰণ অতীতমুখী: পৰিকল্পনাই ভৱিষ্যতৰ বাবে পথ প্ৰশস্ত কৰে, আনহাতে নিয়ন্ত্ৰণে পাৰ হৈ যোৱা কামৰ মূল্যায়ন কৰি ভৱিষ্যতে শুধৰণি আনে।
পাৰ্থক্য:
আৰম্ভণি: পৰিকল্পনা ব্যৱস্থাপনাৰ প্ৰথম কাৰ্য; আনহাতে নিয়ন্ত্ৰণ হৈছে শেষ কাৰ্য।
প্ৰকৃতি: পৰিকল্পনা সিদ্ধান্ত গ্ৰহণ আৰু চিন্তা-চৰ্চাৰ সৈতে জড়িত; নিয়ন্ত্ৰণ কাৰ্য সম্পাদন আৰু সংশোধনৰ সৈতে জড়িত।
সামৰণিত, পৰিকল্পনা আৰু নিয়ন্ত্ৰণক পৃথক কৰিব নোৱাৰি; দুয়োটা কাৰ্যই মিলি ব্যৱস্থাপনা প্ৰক্ৰিয়াক গতিশীল কৰি ৰাখে।
Very Short Answer Questions – 1 Mark
Q1. What is management?
Answer: Management is the process of planning, organising, staffing, directing, coordinating and controlling resources to achieve organisational objectives effectively.
Q2. What is the significance of management?
Answer: Management helps an organisation achieve its objectives by making effective use of human, financial, material and other resources.
Q3. What is meant by a principle of management?
Answer: A principle of management is a general guideline that helps managers make decisions and perform managerial activities effectively.
Q4. Name the major functions of management.
Answer: The major functions are planning, organising, staffing, directing, coordinating and controlling.
Q5. What is production management?
Answer: Production management is concerned with planning and controlling the production of goods and services by using organisational resources efficiently.
Q6. What is financial management?
Answer: Financial management deals with the proper planning, acquisition, allocation and control of financial resources of an organisation.
Q7. What is human resource management?
Answer: Human resource management is concerned with managing employees and using their knowledge, skills and abilities effectively to achieve organisational objectives.
Q8. What is marketing management?
Answer: Marketing management involves planning and managing marketing activities to satisfy customer needs and achieve organisational objectives.
Q9. What is planning?
Answer: Planning is the process of deciding in advance what is to be done, how it is to be done and when it is to be done.
Q10. What is organising?
Answer: Organising is the process of arranging activities, resources and responsibilities and establishing relationships among people to achieve objectives.
Q11. What is staffing?
Answer: Staffing is the managerial function of acquiring, placing and developing suitable employees for different jobs in an organisation.
Q12. What is directing?
Answer: Directing is the process of guiding, instructing, motivating and leading employees towards the achievement of organisational objectives.
Q13. What is coordination?
Answer: Coordination is the process of integrating the activities of different individuals and departments so that they work together towards common objectives.
Q14. What is controlling?
Answer: Controlling is the process of checking actual performance against planned standards and taking corrective action when necessary.
Q15. Why is coordination necessary in management?
Answer: Coordination is necessary because it brings together the efforts of different individuals and departments and ensures that their activities move towards common organisational goals.
B. Short Answer Questions – 2 Marks
Q1. Explain the meaning and significance of management.
Answer: Management is the process of achieving organisational objectives through planning, organising, staffing, directing, coordinating and controlling resources. It is significant because it brings different activities together, promotes efficient use of resources, provides direction to employees and helps an organisation accomplish its objectives in an organised and systematic manner.
Q2. What are the main principles of management?
Answer: Principles of management are general guidelines that help managers perform their duties effectively. They provide a logical basis for managerial decisions and actions. These principles help in organising work, coordinating employees, using resources properly and maintaining efficiency while working towards the objectives of an organisation.
Q3. Explain the functions of management.
Answer: Management performs several interconnected functions. Planning determines future courses of action; organising arranges resources and responsibilities; staffing provides suitable employees; directing guides and motivates them; coordinating integrates different activities; and controlling compares actual performance with planned standards and takes corrective measures when required.
Q4. What is production management? State its importance.
Answer: Production management deals with planning, organising and controlling activities related to the production of goods and services. It is important because it helps an organisation use materials, labour, equipment and other resources efficiently and supports the smooth production of goods and services according to organisational requirements.
Q5. Explain the meaning of financial management.
Answer: Financial management refers to the management of an organisation's financial resources. It involves planning and controlling the availability and use of funds. Its purpose is to ensure that adequate financial resources are available when required and that these resources are used carefully to support organisational activities and objectives.
Q6. What is human resource management?
Answer: Human resource management focuses on managing people within an organisation. It includes obtaining suitable employees, assigning them appropriate responsibilities and developing their capabilities. Effective human resource management helps an organisation make proper use of employees' knowledge, skills and abilities while contributing to the achievement of organisational objectives.
Q7. Explain marketing management.
Answer: Marketing management is concerned with planning and managing activities related to the marketing of goods and services. It focuses on understanding and satisfying customer needs while supporting organisational objectives. Effective marketing management helps coordinate marketing activities and establishes a systematic approach to serving customers and achieving organisational goals.
Q8. What is planning and why is it important?
Answer: Planning means deciding beforehand what should be done, how it should be done and when it should be done. It provides direction to organisational activities and helps managers determine future actions. Proper planning reduces confusion, promotes systematic work and provides a basis for other functions of management.
Q9. Explain organising as a function of management.
Answer: Organising involves arranging work, resources and responsibilities in a systematic manner. It determines what activities need to be performed and establishes relationships among individuals and departments. Proper organising helps employees understand their responsibilities and ensures that different resources and activities are arranged towards achieving organisational objectives.
Q10. What is staffing? Why is it important?
Answer: Staffing involves providing an organisation with suitable employees for different positions. It includes acquiring, placing and developing human resources. Staffing is important because organisational activities depend on capable employees. The right people in appropriate positions can perform assigned work more effectively and contribute to organisational objectives.
Q11. Explain directing as a managerial function.
Answer: Directing means guiding and leading employees in the performance of their work. It includes giving instructions, motivating employees and providing necessary leadership. Through directing, managers communicate what needs to be done and encourage employees to work towards organisational objectives in a coordinated and purposeful manner.
Q12. What is coordination? Explain its role in management.
Answer: Coordination means integrating the activities and efforts of different individuals and departments. It ensures that separate activities do not work against one another. Coordination creates unity of effort and helps different parts of an organisation work together smoothly towards common objectives.
Q13. Explain the meaning of controlling.
Answer: Controlling is the process of monitoring organisational performance by comparing actual results with planned standards. When differences or deviations are identified, suitable corrective measures can be taken. Thus, controlling helps managers determine whether activities are proceeding according to plan and supports the achievement of organisational objectives.
Q14. How are planning and controlling related?
Answer: Planning and controlling are closely connected managerial functions. Planning establishes objectives and determines the expected course of action, while controlling checks whether actual performance follows those plans. The information obtained through controlling can also help managers improve future plans, making the two functions mutually supportive.
Q15. How do production, financial, human resource and marketing management contribute to an organisation?
Answer: These areas manage different but connected organisational activities. Production management handles production, financial management manages financial resources, human resource management manages employees, and marketing management handles marketing activities. Their effective coordination enables an organisation to use its resources properly and work systematically towards its objectives.
C. Long Answer Questions – 5 Marks
Q1. Explain the meaning, significance and principles of management.
Answer: Management is the systematic process of achieving organisational objectives through the effective use of available resources. It involves important functions such as planning, organising, staffing, directing, coordinating and controlling. A manager performs these functions to guide organisational activities towards predetermined objectives.
Management is significant because it provides direction to the organisation and helps different activities operate in an organised manner. It facilitates the effective use of human, financial and material resources. It also helps employees understand their responsibilities and enables different departments to work together. Through proper management, organisational activities can be planned, guided and monitored systematically.
Principles of management are general guidelines that assist managers in performing their duties and making appropriate decisions. They provide a framework for organising work, assigning responsibilities, directing employees and controlling activities. Management principles are useful because they bring consistency and order to managerial practices. However, they are applied according to the nature and requirements of a particular organisation.
Thus, management is essential for organising resources and human efforts in a purposeful manner. Its principles and functions provide a systematic foundation for achieving organisational objectives effectively.
Q2. Explain the major functions of management.
Answer: Management performs several important and closely related functions. The major functions mentioned in the syllabus are planning, organising, staffing, directing, coordinating and controlling.
Planning is the process of deciding in advance what is to be done, how it will be done and when it should be done. It provides direction for future activities.
Organising involves arranging activities, resources and responsibilities in a systematic way. It establishes relationships among individuals and different parts of the organisation.
Staffing is concerned with obtaining and placing suitable employees in appropriate positions. It also involves developing employees so that they can perform their responsibilities effectively.
Directing means guiding, instructing, motivating and leading employees. It helps employees understand what is expected from them and encourages them to work towards organisational objectives.
Coordinating brings together the activities and efforts of different individuals and departments. It creates unity of effort and prevents activities from becoming disconnected.
Controlling involves checking actual performance against planned standards. If deviations are found, corrective measures can be taken.
These functions are interconnected rather than isolated. Together, they provide a systematic framework through which managers organise resources, guide people and monitor activities for achieving organisational objectives.
Q3. Discuss production management, financial management, human resource management and marketing management.
Answer: Management covers several specialised areas that deal with different organisational resources and activities. Four important areas included in the syllabus are production management, financial management, human resource management and marketing management.
Production management is concerned with managing activities involved in producing goods and services. It focuses on the systematic use of production resources and helps ensure that production activities are properly planned and controlled.
Financial management deals with the management of financial resources. It involves planning and controlling the availability and use of funds. Proper financial management supports the organisation's activities by ensuring that financial resources are appropriately managed.
Human resource management focuses on people working in an organisation. It involves acquiring suitable employees, assigning responsibilities and developing their abilities. Since employees are essential for carrying out organisational activities, effective human resource management contributes significantly to organisational performance.
Marketing management deals with planning and managing marketing activities. It focuses on understanding and satisfying customer needs while supporting organisational objectives.
Although these areas have different responsibilities, they are interrelated. Production requires financial and human resources, marketing depends on the availability of products or services, and all activities require coordination. Therefore, effective management of these areas contributes to the systematic functioning of an organisation.
Q4. Explain the management process of planning, organising, staffing, directing, coordinating and controlling.
Answer: The management process consists of a series of interconnected functions through which managers guide organisational activities towards desired objectives.
Planning is the starting point of the process. It involves deciding objectives and determining the actions required to achieve them. It answers questions about what should be done, how it should be done and when it should be done.
Organising follows planning. It involves arranging activities, resources and responsibilities and establishing relationships among people and departments.
Staffing ensures that suitable people are available for different positions. It involves acquiring, placing and developing employees according to organisational requirements.
Directing involves guiding, instructing, motivating and leading employees. It converts plans into action by providing employees with appropriate direction.
Coordinating integrates the efforts of different people and departments. It ensures that various activities are harmonised and directed towards common objectives.
Controlling involves monitoring actual performance and comparing it with planned standards. When deviations occur, corrective action can be taken.
These functions form a continuous and interconnected management process. Planning provides the basis for action, organising and staffing arrange the necessary resources and people, directing guides their efforts, coordination unifies those efforts, and controlling evaluates performance. Together, they enable managers to conduct organisational activities systematically.
Q5. Explain the importance of coordination and controlling in the management process.
Answer: Coordination and controlling are two important functions of management that help an organisation maintain unity and ensure that activities are proceeding according to plan.
Coordination refers to the integration of the activities and efforts of different individuals and departments. In an organisation, different people perform different tasks. Without coordination, these activities may become disconnected or may not support one another. Coordination therefore brings unity of effort and helps employees and departments work towards common organisational objectives. It creates harmony among different activities and supports smooth organisational functioning.
Controlling refers to the process of monitoring actual performance and comparing it with predetermined plans or standards. If actual performance differs from the expected level, managers can identify the deviation and take appropriate corrective action. Controlling therefore helps managers determine whether organisational activities are moving in the desired direction.
Coordination and controlling are closely connected with the other functions of management. Planning provides the standards against which performance can be assessed, while organising, staffing and directing create the conditions for carrying out planned activities. Coordination brings different efforts together, and controlling provides information about actual performance.
Thus, coordination ensures unity of effort, while controlling ensures proper monitoring and corrective action. Both are essential for the effective management of organisational activities.